Office-Manager (m/w/d)

In dieser vielseitigen und mit großem Gestaltungsspielraum ausgestatten Position sorgen Sie für den effizienten, reibungslosen und angenehmen Bürobetrieb. Mit Ihrer Offenheit für digitale Arbeitsmittel und -methoden unterstützen Sie uns, diese noch mehr in unseren Bürobetrieb zu integrieren. Als zentrales Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Belegschaft, Dienstleistern und Auftraggebern befördern Sie den guten Informationsfluss zwischen den Beteiligten.

Office-Management: Organisation und Sicherstellung eines funktionierenden und produktiven Bürobetriebs, wozu u. a. folgende Teilbereiche gehören:

• Beschaffung von relevanten Sach- und Verbrauchsgütern sowie Dienstleistungen
• Koordination der Wartung und Problembeseitigung an der IT-Ausstattung (Hard- und Software) in enger Abstimmung mit dem Systemadministrator und den externen Dienstleistern
• Unterstützung der Bereichsleitungen und Personalabteilung bei Personalsuche, Onboarding, Personaleinsatz- und Urlaubsplanung, Arbeitszeiterfassung, Schulungen etc.
• Einbindung und Anleitung der anderen Bürostandorte bei übergreifenden, allgemeinen Verwaltungsaufgaben und Pflichten (z. B. hinsichtlich des Arbeits- und Datenschutzes)

Sekretariatsaufgaben: Korrespondenz, Postbearbeitung, Telefonservice, Ablage, Wiedervorlage, Terminkoordination, Reiseplanung, Vorbereitung und Protokollierung von Besprechungen, Gästebetreuung, Rechnungsprüfung, Führen der Bürokasse etc.

Unternehmenskommunikation: Mitwirkung an der Pflege der Website und Erstellung von Newslettern, Recherchen zu Markt- und Wettbewerbsinformationen, Erstellung sowie Pflege von Präsentationen, Exposees und Datenbanken etc.

• Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder ein betriebswirtschaftliches Studium
• Mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einem Sekretariat oder als Assistenzkraft
• Exzellente Anwenderkenntnisse von MS Office Produkten
• Sehr gute Deutschkenntnisse samt Rechtschreibung und Grammatik, sichere Englischkenntnisse wären wünschenswert
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, souveränes Auftreten sowie eine selbstständige, systematische und gründliche Arbeitsweise